CỐ VẤN VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP: XÂY HỆ THỐNG ĐỂ DOANH NGHIỆP TĂNG TRƯỞNG BỀN VỮNG

Trong giai đoạn đầu, nhiều doanh nghiệp SME phát triển nhờ năng lực, kinh nghiệm và sự quyết liệt của người sáng lập. Chủ doanh nghiệp trực tiếp tìm khách hàng, bán hàng, tuyển dụng, quản lý nhân sự, kiểm soát chi phí, xử lý sự cố và đưa ra hầu hết các quyết định quan trọng.

Cách vận hành này có thể hiệu quả khi tổ chức còn nhỏ. Tuy nhiên, khi doanh thu tăng, nhân sự nhiều hơn, số lượng khách hàng lớn hơn và hoạt động trở nên phức tạp, mô hình phụ thuộc vào một người bắt đầu bộc lộ giới hạn.

Đây là lúc doanh nghiệp cần chuyển từ tư duy “người chủ phải làm tốt hơn” sang “hệ thống phải vận hành tốt hơn”.

Và đó cũng là vai trò quan trọng của cố vấn vận hành doanh nghiệp.

Cố vấn vận hành doanh nghiệp là gì?

Cố vấn vận hành doanh nghiệp không đơn thuần là người đưa ra lời khuyên.

Đó là quá trình đồng hành cùng chủ doanh nghiệp và đội ngũ quản lý để nhìn lại toàn bộ cách tổ chức đang hoạt động, từ mục tiêu, cơ cấu tổ chức, nhân sự, quy trình, phân quyền đến hệ thống đo lường hiệu suất.

Mục tiêu của hoạt động tư vấn vận hành doanh nghiệp là giúp doanh nghiệp nhận diện đúng điểm nghẽn, tìm nguyên nhân gốc rễ và từng bước xây dựng hệ thống phù hợp với quy mô phát triển.

Doanh số giảm chưa chắc chỉ là vấn đề của bộ phận kinh doanh.

Nhân viên thiếu chủ động chưa chắc xuất phát từ thái độ.

CEO quá tải chưa chắc vì có quá nhiều công việc.

Phía sau những biểu hiện đó có thể là vấn đề về cơ cấu, quy trình, phân quyền, KPI, năng lực quản lý hoặc cơ chế phối hợp giữa các phòng ban.

Vì vậy, muốn giải quyết vấn đề bền vững, doanh nghiệp cần nhìn vào toàn bộ hệ thống vận hành.

Khi nào doanh nghiệp SME cần rà soát hệ thống vận hành?

Khi doanh nghiệp còn nhỏ, người sáng lập có thể kiểm soát gần như mọi hoạt động bằng kinh nghiệm và trao đổi trực tiếp.

Nhưng khi tổ chức lớn dần, cách vận hành dựa trên trí nhớ, thói quen và chỉ đạo tức thời rất dễ tạo ra điểm nghẽn.

Một số dấu hiệu thường gặp gồm:

CEO liên tục phải “chữa cháy”.

Nhân viên chờ sếp chỉ đạo mới hành động.

Công việc giữa các phòng ban bị chồng chéo.

Một sai sót lặp đi lặp lại nhiều lần.

Quy trình nằm trong kinh nghiệm của từng cá nhân.

Quản lý cấp trung chưa thực sự làm được vai trò quản lý.

Doanh số tăng nhưng chi phí cũng tăng nhanh.

CEO dành phần lớn thời gian xử lý việc sự vụ thay vì chiến lược.

Nếu những vấn đề này kéo dài, doanh nghiệp có thể tăng quy mô nhưng năng lực tổ chức chưa tăng tương ứng.

5 nền tảng của hệ thống vận hành doanh nghiệp

Một hệ thống vận hành hiệu quả cần làm rõ ít nhất năm yếu tố:

Mục tiêu rõ ràng – Cơ cấu rõ ràng – Quy trình rõ ràng – Trách nhiệm rõ ràng – Đo lường rõ ràng.

1. Mục tiêu rõ ràng

Mỗi phòng ban và từng vị trí cần hiểu doanh nghiệp đang hướng tới điều gì, đâu là ưu tiên và kết quả nào cần đạt được.

Khi mục tiêu không rõ, nhân sự có thể rất bận nhưng công việc chưa chắc tạo ra giá trị.

2. Cơ cấu rõ ràng

Doanh nghiệp cần xác định rõ chức năng của từng bộ phận, mối quan hệ báo cáo, phạm vi trách nhiệm và quyền hạn.

Cơ cấu phù hợp giúp hạn chế tình trạng nhiều người cùng làm một việc nhưng những công việc quan trọng lại không có người chịu trách nhiệm cuối cùng.

3. Quy trình rõ ràng

Những hoạt động thường xuyên và có tính lặp lại cần được chuẩn hóa thành quy trình hoặc SOP phù hợp.

Quy trình giúp nhân sự biết mình phải làm gì, làm theo thứ tự nào, phối hợp với ai và tiêu chuẩn đầu ra là gì.

4. Trách nhiệm rõ ràng

Giao việc phải đi cùng quyền hạn, thời hạn, tiêu chuẩn và kết quả mong đợi.

Khi trách nhiệm được xác định cụ thể, doanh nghiệp giảm tình trạng đùn đẩy và tạo điều kiện để nhân sự chủ động hơn.

5. Đo lường rõ ràng

KPI, báo cáo và các chỉ số vận hành cần phản ánh đúng mục tiêu doanh nghiệp.

Đo lường không phải để tạo thêm áp lực bằng con số mà để lãnh đạo biết điều gì đang hiệu quả, điều gì cần cải thiện và có cơ sở đưa ra quyết định.

Từ CEO làm tất cả đến CEO điều hành hệ thống

Một trong những bước chuyển quan trọng của người sáng lập là thay đổi tư duy:

“Tôi phải làm tốt hơn”

thành:

“Hệ thống của tôi phải vận hành tốt hơn.”

Nếu mọi quyết định đều phải chờ CEO, doanh nghiệp khó mở rộng.

Nếu chỉ người sáng lập biết cách giải quyết những khách hàng quan trọng, doanh nghiệp khó nhân bản năng lực.

Nếu mọi vấn đề cuối cùng đều quay trở lại bàn làm việc của CEO, tổ chức chưa thực sự trưởng thành.

Phân quyền không có nghĩa là buông quản lý.

Phân quyền hiệu quả phải đi cùng mục tiêu – quyền hạn – tiêu chuẩn – báo cáo – kiểm soát.

Khi hệ thống được thiết kế phù hợp, CEO có thể giảm thời gian xử lý công việc sự vụ để tập trung nhiều hơn vào chiến lược, phát triển con người, khách hàng trọng điểm và cơ hội tăng trưởng.

Cố vấn vận hành doanh nghiệp mang lại giá trị gì?

Giá trị quan trọng của cố vấn doanh nghiệp là giúp lãnh đạo nhìn thấy bức tranh tổng thể và xác định đúng vấn đề cần ưu tiên.

Thay vì thay đổi mọi thứ cùng lúc, doanh nghiệp có thể lựa chọn những điểm nghẽn ảnh hưởng lớn nhất để giải quyết trước.

Tùy vào thực trạng, chương trình cố vấn có thể tập trung vào:

Rà soát mô hình vận hành; thiết kế cơ cấu tổ chức; xác định chức năng nhiệm vụ; chuẩn hóa quy trình; xây dựng SOP; thiết lập KPI; phát triển quản lý cấp trung; xây cơ chế giao việc, họp, báo cáo và phối hợp liên phòng ban.

Quan trọng hơn, hệ thống phải phù hợp với quy mô và nguồn lực thực tế.

Doanh nghiệp SME không cần sao chép bộ máy của một tập đoàn lớn.

Một hệ thống tốt là hệ thống đủ rõ để kiểm soát nhưng vẫn đủ linh hoạt để doanh nghiệp phản ứng nhanh với thị trường.

MindTalk Talent đồng hành đào tạo và cố vấn doanh nghiệp

Học viện Đào tạo và Tư vấn MindTalk Talent triển khai các chương trình đào tạo, tư vấn và cố vấn dành cho doanh nghiệp có nhu cầu nâng cao năng lực quản trị và chuẩn hóa vận hành.

ThS. Đặng Tiến Dũng – Chuyên gia đào tạo & quản trị tập trung vào các nội dung như vận hành doanh nghiệp SME, phát triển đội ngũ quản lý, lãnh đạo đội nhóm, giao tiếp lãnh đạo, quản trị hiệu suất và chuẩn hóa quy trình.

Chương trình có thể được thiết kế dựa trên nhu cầu và thực trạng của từng doanh nghiệp, giúp nội dung đào tạo gắn với những vấn đề mà đội ngũ đang trực tiếp đối diện.

Xây hệ thống hôm nay – tạo năng lực tăng trưởng ngày mai

Một doanh nghiệp khỏe mạnh không được đo bằng việc CEO bận đến mức nào.

Nó được thể hiện qua khả năng tổ chức tạo ra kết quả với con người phù hợp, trách nhiệm rõ ràng, quy trình nhất quán và hệ thống đo lường hiệu quả.

Khi xây dựng được nền tảng vận hành, CEO có thêm thời gian cho chiến lược, quản lý cấp trung có cơ sở điều hành, nhân viên hiểu trách nhiệm và các phòng ban phối hợp hiệu quả hơn.

Nếu doanh nghiệp đang tăng trưởng nhưng CEO ngày càng quá tải, nhân sự thiếu chủ động, quy trình chưa đồng bộ hoặc hiệu suất chưa tương xứng với nguồn lực, đây có thể là thời điểm cần rà soát và tái thiết hệ thống vận hành.

XÂY HỆ THỐNG HÔM NAY – TẠO NĂNG LỰC TĂNG TRƯỞNG NGÀY MAI.

Đối với doanh nghiệp SME, chuẩn hóa vận hành không đơn thuần là xây dựng thêm quy trình. Doanh nghiệp cần đồng thời nâng cao năng lực quản trị, phát triển đội ngũ quản lý và xây dựng cơ chế đo lường hiệu suất. Vì vậy, các chương trình đào tạo doanh nghiệp cần được thiết kế gắn với những vấn đề thực tế mà tổ chức đang gặp phải.

Doanh nghiệp cũng có thể tham khảo các tài nguyên quản trị dành cho doanh nghiệp nhỏ của U.S. Small Business Administration, bao gồm quản lý tài chính, nhân sự, marketing, bán hàng và tối ưu hoạt động.

U.S. Small Business Administration – Manage Your Business

📩 Đăng ký chương trình Cố vấn vận hành doanh nghiệp và Đào tạo doanh nghiệp tại MindTalk Talent.

HỌC VIỆN ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN MINDTALK TALENT
Trụ sở chính: 86/42 Đường Phổ Quang, Phường Tân Sơn Hòa, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0343 868 498
Fanpage: HocvienMindtalktalent
Website: mindtalktalent.edu.vn