DOANH NGHIỆP SME: CHUẨN HÓA VẬN HÀNH – TỐI ƯU TĂNG TRƯỞNG

Doanh nghiệp SME thường không thiếu ý tưởng, tinh thần khởi nghiệp hay khát vọng phát triển. Thách thức lớn thường xuất hiện khi tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp đi nhanh hơn năng lực quản trị.

Khách hàng tăng nhưng quy trình chưa chuẩn.

Nhân viên tăng nhưng cơ cấu chưa rõ.

Doanh thu tăng nhưng chi phí cũng tăng.

Phòng ban hình thành nhưng phối hợp chưa hiệu quả.

CEO ngày càng bận và trở thành điểm chờ của hàng loạt quyết định.

Đó là lúc doanh nghiệp SME cần chuyển từ:

QUẢN TRỊ THEO KINH NGHIỆM → QUẢN TRỊ BẰNG HỆ THỐNG.

Mục tiêu không phải biến doanh nghiệp thành một bộ máy cồng kềnh. Ngược lại, hệ thống tốt phải giúp tổ chức:

RÕ HƠN – GỌN HƠN – CHỦ ĐỘNG HƠN – ĐO LƯỜNG ĐƯỢC – NHÂN RỘNG ĐƯỢC.

DOANH NGHIỆP SME TĂNG TRƯỞNG NHƯNG HỆ THỐNG CHƯA THEO KỊP

Trong giai đoạn đầu, sự linh hoạt là một lợi thế.

Founder có thể trực tiếp bán hàng, tuyển dụng, xử lý khách hàng, kiểm tra công việc và giải quyết nhiều vấn đề phát sinh. Nhân viên trao đổi trực tiếp với nhau, quy trình chưa cần quá nhiều văn bản.

Nhưng khi quy mô tăng lên, chính cách vận hành dựa nhiều vào cá nhân bắt đầu bộc lộ giới hạn.

Một nhân viên nghỉ việc có thể khiến công việc bị gián đoạn.

Một trưởng phòng chưa đủ năng lực có thể khiến cả đội nhóm mất phương hướng.

Một quyết định nhỏ vẫn phải chờ CEO.

Một vấn đề lặp đi lặp lại nhưng không được chuyển thành quy trình.

Đây là tín hiệu cho thấy doanh nghiệp SME không chỉ cần thêm người mà cần nâng cấp năng lực quản trị.

TỪ CEO LÀM TẤT CẢ ĐẾN HỆ THỐNG CÙNG VẬN HÀNH

Nếu báo giá phải chờ CEO, tuyển người phải hỏi CEO, xử lý khách hàng phải xin CEO và mọi vấn đề cuối cùng đều quay trở lại người sáng lập, tổ chức chưa thực sự có khả năng vận hành độc lập.

Người đứng đầu cần từng bước chuyển vai trò:

LÀM VIỆC → QUẢN LÝ CÔNG VIỆC → XÂY HỆ THỐNG → PHÁT TRIỂN CON NGƯỜI → DẪN DẮT TỔ CHỨC.

Điều này không có nghĩa CEO buông quản lý.

Ngược lại, CEO cần kiểm soát doanh nghiệp ở một cấp độ cao hơn thông qua mục tiêu, dữ liệu, quy trình, con người và cơ chế báo cáo.

Khi đó, doanh nghiệp SME giảm dần tình trạng mọi việc đều phải “chờ sếp”.

Đây cũng là nền tảng để Founder có thêm thời gian dành cho chiến lược, thị trường, khách hàng lớn và những cơ hội phát triển dài hạn.

CHIẾN LƯỢC PHẢI ĐƯỢC CHUYỂN THÀNH MỤC TIÊU

Nhiều doanh nghiệp có khát vọng lớn nhưng mục tiêu vận hành lại chưa đủ rõ.

“Tăng trưởng mạnh.”

“Mở rộng thị trường.”

“Xây dựng thương hiệu.”

“Nâng cao chất lượng.”

Đây mới là định hướng. Đội ngũ cần những mục tiêu cụ thể hơn để có thể hành động.

Người lãnh đạo cần chuyển chiến lược thành:

MỤC TIÊU → CHỈ SỐ → NGƯỜI PHỤ TRÁCH → THỜI HẠN → HÀNH ĐỘNG → ĐÁNH GIÁ.

Khi mục tiêu được cụ thể hóa, từng phòng ban mới hiểu mình cần làm gì và kết quả nào cần tạo ra.

Đối với doanh nghiệp SME, sự rõ ràng đặc biệt quan trọng bởi nguồn lực thường có giới hạn.

Tổ chức càng ít nguồn lực càng cần biết điều gì phải ưu tiên – điều gì chưa cần làm – nguồn lực phải tập trung vào đâu.

CHUẨN HÓA QUY TRÌNH ĐỂ GIẢM PHỤ THUỘC CÁ NHÂN

Một nhân viên giỏi nghỉ việc không nên khiến cả quy trình bị đình trệ.

Nếu chỉ một người biết cách thực hiện một công việc quan trọng, tri thức đó vẫn thuộc về cá nhân chứ chưa trở thành năng lực của tổ chức.

Vì vậy, doanh nghiệp SME cần từng bước chuẩn hóa những quy trình cốt lõi.

Không phải việc gì cũng cần một bộ SOP dài hàng chục trang.

Một quy trình tốt trước hết cần:

DỄ HIỂU – DỄ DÙNG – DỄ ĐÀO TẠO – ĐO LƯỜNG ĐƯỢC – CẢI TIẾN ĐƯỢC.

Mục tiêu của SOP không phải tạo thêm giấy tờ.

Mục tiêu là chuyển:

KINH NGHIỆM → QUY TRÌNH → HỆ THỐNG → NĂNG LỰC TỔ CHỨC.

Nguyên tắc cần nhớ:

CHUẨN HÓA TRƯỚC – NHÂN RỘNG SAU.

XÂY DỰNG LỚP QUẢN LÝ TRUNG GIAN ĐỦ MẠNH

CEO không thể trực tiếp quản lý từng nhân viên khi doanh nghiệp ngày càng phát triển.

Một bước chuyển quan trọng của doanh nghiệp SME vì vậy là xây dựng lớp trưởng nhóm, trưởng phòng và quản lý cấp trung có khả năng thực sự dẫn dắt con người.

Người quản lý không chỉ cần giỏi chuyên môn.

Họ cần biết thiết lập mục tiêu, lập kế hoạch, giao việc, phản hồi, coaching, giải quyết vấn đề, phát triển nhân viên và chịu trách nhiệm về kết quả của đội nhóm.

Nếu quản lý cấp trung yếu, chiến lược từ CEO rất dễ bị đứt gãy khi triển khai xuống bên dưới.

Ngược lại, khi lớp quản lý trưởng thành, CEO có thêm không gian tập trung vào những vấn đề quan trọng hơn.

Đây cũng là lý do doanh nghiệp cần quan tâm đồng thời đến hệ thống và con người.
Tham khảo thêm bài 5 Kỹ Năng Giúp Lãnh Đạo Truyền Cảm Hứng & Dẫn Dắt Đội Ngũ Vượt Khó để mở rộng góc nhìn về năng lực cần thiết của đội ngũ quản lý.

ĐO LƯỜNG ĐỂ QUẢN TRỊ TỐT HƠN

Không thể cải thiện một cách có hệ thống nếu doanh nghiệp không biết mình đang ở đâu.

Doanh nghiệp SME không nhất thiết phải xây một hệ thống KPI phức tạp ngay từ đầu.

Quan trọng hơn là lựa chọn đúng những chỉ số phản ánh hoạt động.

Kinh doanh cần theo dõi gì?

Marketing cần đo lường gì?

Vận hành cần kiểm soát gì?

Tài chính cần cảnh báo điều gì?

Quản lý cần báo cáo dữ liệu nào?

Mỗi chỉ số cần gắn với một mục tiêu, một người chịu trách nhiệm và một chu kỳ đánh giá.

Dữ liệu không thay thế kinh nghiệm của người lãnh đạo. Nhưng dữ liệu giúp CEO và đội ngũ quản lý giảm việc đưa ra quyết định hoàn toàn dựa trên cảm tính.

DOANH NGHIỆP SME CẦN TIẾP CẬN QUẢN TRỊ THEO HỆ THỐNG

Khi chuẩn hóa vận hành, doanh nghiệp cần nhìn hệ thống như một tổng thể thay vì xử lý từng vấn đề riêng lẻ.

Chiến lược liên quan đến mục tiêu.

Mục tiêu liên quan đến con người.

Con người liên quan đến trách nhiệm.

Trách nhiệm liên quan đến quy trình.

Quy trình liên quan đến dữ liệu.

Dữ liệu quay trở lại phục vụ quyết định quản trị.

Để mở rộng góc nhìn, CEO và nhà quản lý có thể tham khảo U.S. Small Business Administration – Manage Your Business, nguồn tài nguyên dành cho doanh nghiệp nhỏ về quản trị, tài chính, nhân sự và hoạt động kinh doanh.

VĂN HÓA PHẢI ĐƯỢC CHUYỂN THÀNH HÀNH VI

Một hệ thống tốt nhưng con người không thực hiện thì hệ thống vẫn không tạo ra kết quả.

Vì vậy, chuẩn hóa doanh nghiệp SME cần đồng thời quan tâm đến văn hóa.

Văn hóa không chỉ nằm trong những câu khẩu hiệu đẹp.

Văn hóa thể hiện trong cách tổ chức ra quyết định, phản hồi sai sót, phục vụ khách hàng, phối hợp giữa phòng ban và thực hiện cam kết.

Nếu doanh nghiệp nói “chủ động” nhưng nhân viên làm gì cũng phải xin phép, giá trị đó chưa trở thành văn hóa.

Nếu nói “trách nhiệm” nhưng khi xảy ra vấn đề mọi người tìm người để đổ lỗi, văn hóa trách nhiệm chưa thực sự tồn tại.

Giá trị cốt lõi chỉ có sức mạnh khi được chuyển thành hành vi cụ thể và được thực hành nhất quán.

TỪ CHUẨN HÓA ĐẾN KHẢ NĂNG NHÂN RỘNG

Chuẩn hóa không phải đích đến cuối cùng.

Mục tiêu lớn hơn là tạo ra năng lực tăng trưởng.

Khi quy trình rõ, nhân sự mới có thể được đào tạo nhanh hơn.

Khi trách nhiệm rõ, việc phối hợp dễ hơn.

Khi dữ liệu rõ, lãnh đạo có thêm căn cứ để ra quyết định.

Khi quản lý cấp trung trưởng thành, CEO giảm được nhiều công việc vận hành.

Khi văn hóa trở thành hành vi, tổ chức tạo ra sự nhất quán.

Đó là lúc doanh nghiệp SME bắt đầu chuyển từ tăng trưởng dựa trên nỗ lực của một vài cá nhân sang tăng trưởng dựa trên năng lực của cả tổ chức.

MINDTALK TALENT ĐỒNG HÀNH CÙNG DOANH NGHIỆP SME

Các chương trình cố vấn và đào tạo doanh nghiệp của ThS. Đặng Tiến Dũng tập trung vào sáu cấu phần:

CHIẾN LƯỢC – CON NGƯỜI – QUY TRÌNH – HIỆU SUẤT – VĂN HÓA – LÃNH ĐẠO.

Mục tiêu không phải tạo thêm thật nhiều biểu mẫu hay tài liệu.

Quan trọng hơn là giúp doanh nghiệp xác định đúng vấn đề, lựa chọn đúng ưu tiên và từng bước xây dựng hệ thống phù hợp với giai đoạn phát triển.

Một doanh nghiệp SME không cần trở thành một tập đoàn thu nhỏ với bộ máy cồng kềnh.

Doanh nghiệp cần một hệ thống đủ rõ để quản trị – đủ gọn để vận hành – đủ linh hoạt để thích nghi – đủ chuẩn để nhân rộng.

CEO có thể bắt đầu bằng một câu hỏi:

“Nếu doanh nghiệp tăng gấp đôi quy mô, hệ thống hiện tại có còn vận hành tốt không?”

Nếu câu trả lời chưa chắc chắn, đây có thể là thời điểm cần nhìn lại toàn bộ cách tổ chức đang vận hành.

RÕ HƠN – GỌN HƠN – CHỦ ĐỘNG HƠN – ĐO LƯỜNG ĐƯỢC – NHÂN RỘNG ĐƯỢC.

📩 CEO/Founder doanh nghiệp SME muốn đánh giá lại hệ thống vận hành hoặc tổ chức chương trình đào tạo cho đội ngũ quản lý, hãy liên hệ MindTalk Talent để xây dựng lộ trình phù hợp với thực tế doanh nghiệp.

HỌC VIỆN ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN MINDTALK TALENT

Trụ sở: 86/42 Đường Phổ Quang, Phường Tân Sơn Hòa, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0343 868 498
Fanpage: HocvienMindtalktalent
Website: mindtalktalent.edu.vn – dangtiendung.vn

#DoanhNghiepSME #VanHanhSME #TuVanDoanhNghiep #CoVanDoanhNghiep #QuanTriDoanhNghiep #QuanLyCapTrung #DangTienDung #MindTalkTalent